Projets et gestion de projet

J.L. Bernaudin Pasc@line

Besoin

À l’origine d’un projet, quelle qu’en soit la nature, il y a un « besoin » qui vise à combler un manque ou à améliorer une situation existante : besoin d’implanter un centre de santé dans un lieu mal desservi, de créer une liaison ferroviaire pour convoyer des minerais vers un port d’exportation, ou aérienne pour développer le tourisme, de développer un nouveau véhicule visant une niche de marché préalablement identifiée…

En matière de projets numériques, il est fréquent qu’un besoin « fonctionnel » nécessite de modifier le système d’information pour répondre à une contrainte législative ou réglementaire, pour améliorer le suivi d’une activité ou pour accompagner le lancement d’une nouvelle, à moins qu’il ne s’agisse de réagir aux conséquences d’une opération de fusion ou d’acquisition.

On se livrera donc à une « analyse des besoins », débouchant sur une « expression de besoins » listant les processus impactés et décrivant en détail les nouvelles tâches qui vont devoir être automatisées ou celles qui vont devoir être modifiées.

Les besoins « fonctionnels » vont se traduire en création ou modification des logiciels et des bases de données. Cette notion s’articule avec les besoins « non fonctionnels », correspondant aux exigences en matière de temps de réponse, de disponibilité ou de volumes traités. Par exemple, il y aura, en la matière, peu de points communs entre les besoins d’un système de gestion d’une association de quartier et le système de gestion des résultats des Jeux olympiques.

Un accord des différentes parties concernées sur cette expression de besoin permet de définir les fonctionnalités du système qui vont être consignées dans le cahier des charges.

Une phase ultérieure précisera dans le détail les spécifications.

Besoins "métiers"

La notion de « besoin métier » caractérise des besoins « fonctionnels » ou « non fonctionnels » caractéristiques du métier de l’entreprise concernée. Cette notion s’oppose aux besoins supposés communs à tous types d’entreprises, comme la tenue d’une comptabilité générale ou la paie mensuelle du personnel.

Ainsi, en matière de gestion financière, les besoins métier d’une PME industrielle n’auront fréquemment que peu de points communs avec ceux d’une compagnie d’assurances ou d’un studio de production de films.

Cahier des charges

Rédigé sous la responsabilité du maître d’ouvrage, ce document comprend systématiquement deux volets :

• Le cahier des charges fonctionnel qui inclut :
  • Le rappel de l’origine de la demande et des objectifs du projet : quelles réponses à quels problèmes, ou à quelles lacune actuelles ?
  • La description du besoin ainsi que la quantification prévisionnelle des volumes et des fréquences d’utilisation
  • L’exposé des contraintes et dépendances, par exemple : date légale de mise en service, budget disponible, limites technologiques…
  • La définition du niveau de service demandé : la gestion de la bibliothèque d’une association n’impose pas la même disponibilité ni les mêmes temps de réponse que la gestion de la diffusion des résultats lors d’une finale olympique.
  • La définition du niveau de protection des données, de la sensibilité aux manœuvres délictueuses, ainsi que des indicateurs et mesures des opérations et coûts

• Le cahier des charges technique
  • Expose les principes du système qui va apporter la solution, la réponse au besoin exprimé
  • Précise la raison des choix effectués : niveau de risque, pérennité des technologies, évolutivité des fonctionnalités, coût…)
  • Décrit le système à développer : processus concernés, données manipulées et structure générale des bases de données, grandes lignes de l’architecture retenue…

C’est l’ensemble de ces documents qui va servir de référence permanente au maître d’œuvre qui a la responsabilité des équipes internes et des sous-traitants chargés du développement et de la mise en place de la solution, ainsi que de la transmission de responsabilité aux futurs exploitants lors de la mise en production.

Chef de projet ou Maître d’œuvre

Le maître d’œuvre, qui se confond fréquemment avec le chef de projet est chargé de diriger la réalisation et la livraison d’un projet conformément au cahier des charges.

Eventuellement assisté d’un chef de projet technique chargé d’encadrer le ou les architectes, les équipes de développement et de test et de contrôler leur travail, l’essentiel de son rôle est de :

• gérer la relation avec son maître d’ouvrage (qui peut appartenir à la même entreprise ou être un client, dans le cas ou la maîtrise d’œuvre a été sous-traitée),
• gérer les ressources qui lui sont nécessaires (ajustement quantitatif et qualitatif des effectifs selon la phase du projet ou les retards éventuels, disponibilité en temps voulu des équipements matériels ou logiciels nécessaires…),
• garantir la qualité en respectant le plan-qualité,
• gérer le respect des plannings et négocier les conséquences en cas de dépassement.

Le maître d’œuvre doit évaluer la faisabilité technique du cahier des charges. Conseil pour les choix technologiques, il doit proposer des projets d'amélioration et évaluer les risques techniques. Il doit enfin mettre en place les outils permettant de mesurer la satisfaction des utilisateurs

Intégration

La notion d’intégration est liée à la construction de systèmes complexes. L’intégration correspond à la phase d'un projet durant laquelle on vérifie le système par des tests combinatoires, dits d'intégration, pour vérifier la compatibilité des différents sous-ensembles.

Dans le monde technologique, on parlera par exemple d’intégration dans l’industrie électronique, où l’on va rassembler dans un même composant (on parle de circuit intégré) de nombreux composants élémentaires (diodes, transistors…). C’est la même chose pour la conception d’un Smartphone qui combine (« intègre ») des fonctionnalités aussi diverses que la prise de vue photographique, la géolocalisation, la téléphonie ou la messagerie). De même, alors que l’automobile ou l’aéronautique préfèrent le terme d’assemblage (généralement sur une chaine de montage), on parlera dans l'industrie spatiale, d'intégration pour désigner la phase pendant laquelle la charge utile d'un satellite est installée sur la plateforme en préparation d’un lancement.

Dans le domaine informatique, la notion d’intégration pour un système d’information désigne la capacité de celui-ci à répondre aux besoins de plusieurs fonctions de l’entreprise, par la mise en relation (interfaçage) de différents logiciels ou matériels existants, comme c’est le cas dans un ERP. Il s’agit donc d‘une intégration organisationnelle.

Maître d’ouvrage

Pour la réalisation d’un système complexe, le maître d’ouvrage, selon la terminologie issue du monde du bâtiment, est celui qui commande un bien ou un service à un maître d’œuvre qui a la charge d’en diriger la réalisation et la livraison. Si vous faites construire une maison, vous êtes maître d’ouvrage ; l’architecte en est le maître d’œuvre, c’est à dire qu’il maîtrise suffisamment les différentes techniques pour coordonner les divers corps de métier auxquels il fait appel en sous-traitant pour le compte du maître d’ouvrage et qu’il est responsable, aux yeux de celui-ci et juridiquement, du respect du cahier des charges, de la tenue des délais et du budget, ainsi que du respect des normes techniques et légales.

La comparaison s’applique totalement à un projet dans le monde du numérique.

Le maître d’ouvrage est responsable de la stratégie et de la planification : futur bénéficiaire du système prévu c’est lui qui :

• assure le Management Global (on parle souvent de Directeur de projet), décide et arbitre,
• exprime les besoins "métiers" pour les différentes catégories d'utilisateurs,
• approuve les budgets,
• est responsable de la conduite du changement.

Plan-qualité

L’Assurance qualité peut se définir comme l'ensemble des activités préétablies et systématiques nécessaires pour donner la confiance appropriée en ce qu'un produit ou un service satisfera aux exigences données relatives à la qualité.

À cet effet, on établit couramment un plan-qualité. Il s’agit d’un ensemble de processus permettant, pour toute activité humaine, de respecter les 3 règles fondamentales que sont :

• écrire ce que l'on se propose de faire,
• faire ce qui est écrit
• prouver qu'on le fait.

Par exemple, en matière de gestion de projet, il va s’agir, non seulement d'estimer les ressources humaines et techniques nécessaire, mais aussi de décrire à l’avance les activités et les charges pour chaque étape, le planning de celles-ci et d'identifier les risques (techniques, fonctionnels, extérieurs) et de prévoir comment réagir en cas de survenance de l’un de ceux-ci.

Ensuite, on évaluera régulièrement l'exécution et l’avancement, en mesurant des résultats spécifiques pour déterminer leur conformité aux prévisions et en identifiant puis éliminant les causes de non-conformité, quelle qu’en soit l’origine (humaine ou technique).

Projet

Dans la vie d’une organisation ou d’une entreprise, la plupart des actions innovantes sont menées en « mode projet ». Ceci signifie que des membres de plusieurs parmi les fonctions de l’entreprise vont être déchargées, totalement ou partiellement, des tâches répétitives auxquelles elles étaient affectées afin de participer à un projet, avec un début et une fin bien identifiés.

Quelques exemples d’actions menées en« mode projet » :

• Le traitement de la commande non répétitive d’un bien ou d’un objet : construction d’un bâtiment, fabrication et lancement d’un satellite, mise en place de tout ou partie d’un système d’information;
• Le lancement d’un nouveau produit ou d’un nouveau service, voire d’une campagne de publicité ;
• Le recrutement d’un collaborateur…

Dans le domaine du numérique, un projet se caractérise par :

• Un objectif : le système ou l’objet dont on décide va permettre d’améliorer le fonctionnement de l’organisation ou de mieux analyser celui-ci, par exemple en termes de qualité ou de rentabilité ;
• La réponse à un besoin identifié, approuvé par l’autorité compétente, et solvable ;
• Un Cahier des charges fonctionnel;
• L’application d’un plan-qualité.

Recette

Cette phase essentielle est contractuelle : c’est elle qui, après validation du système livré par l’équipe de conception et de développement, permet la reconnaissance par le client de la conformité du produit livré et de son aptitude à satisfaire les besoins qu’il avait exprimés. Cette reconnaissance permet alors au fournisseur d’émettre la facture correspondant à sa livraison.

On parle parfois, improprement et par analogie avec le monde industriel, de réception qui s’applique normalement à une marchandise.

Ressource

Pour mener à bien un projet, le maître d’œuvre doit mobiliser un certain nombre de ressources. Celles-ci, humaines ou techniques, sont des moyens de production limités en capacité, mais que l’on peut faire varier en quantité, par exemple en embauchant, en sous-traitant ou en investissant.

Achaque tâche d’un processus correspondent des activités définies par une durée prévisionnelle et une quantité de différentes ressources qui sont nécessaires à son exécution.

Seront ainsi considérées comme ressources aussi bien les collaborateurs et sous-traitants affectés au projet que les composants, matériels ou logiciels, requis pour exécuter ces activités.

Risque

Le Petit Robert définit un risque come un « danger plus ou moins prévisible ».

Dans une gestion de projet des aléas d’origine humaine ou technique sont susceptibles de survenir.

Il est nécessaire, face à de tels risques, de les identifier, de les évaluer – et de prendre les décisions qui découlent de cette évaluation – de les faire partager et de les traiter par des plans d'action préventifs ou curatifs, et, enfin d’en assurer un suivi régulier.

En gestion de projet – comme, par exemple, en matière de sécurité civile dans la lutte contre les incendies de forêt –, gérer les risques c'est admettre leur survenue éventuelle et être en mesure d'en endiguer les effets, grâce à des ressources identifiées et gérées pour les traiter, si possible préventivement, à des règles de traitement édictées et des responsabilités assignées.

Il est intéressant de noter que, dans un projet, les trois sources principales de risque sont d’origine humaine, qu’il s’agisse des changements d’exigences du maître d’ouvrage en cours de route, de la compétence des utilisateurs (interlocuteurs multiples plus ou moins représentatifs, conflits ) ou de l’instabilité de l'équipe projet.

S’y ajoutent la taille du projet, souvent sous-estimée face aux ressources disponibles, une ambition excessive bouleversant les habitudes, la complexité technique ou l’imbrication avec les systèmes existants

L'objectif d’un plan de gestion des risques est de documenter la prise en charge des risques identifiés et analysés précédemment, et de l’utiliser de façon itérative, autant de fois que nécessaire pour faire face à l'évolution du contexte du projet.

La gestion des risques par un chef de projet illustre assez bien les dimensions plus relationnelles que techniques de ce type d’activité.