Principales fonctions de l'entreprise

J.L. Bernaudin Pasc@line

Fonctions de l’entreprise

Dans une entreprise, quel que soit son métier, le travail est organisé par grandes fonctions, chacune étant responsable d’un ensemble d’activités, mais toutes étant amenées à collaborer et donc à échanger des informations informelles (appels téléphoniques, mails, chats, SMS…) ou formalisées sous forme de données mise à jour par les processus qui régissent ces échanges.

Dans le monde industriel on trouve fréquemment les fonctions suivantes, qui, selon la taille de l’entreprise, regroupent plusieurs dizaines, voire centaines de personnes ou concernent une seule personne, qui cumule plusieurs fonctions, chacune ne l’occupant qu’à temps partiel :

• bureaux d’études
• méthodes
• production ou fabrication
• achats
• commercial et ventes
• logistique
• SAV
• marketing
• juridique
• finance
• gestion des ressources humaines
• informatique et télécoms
• communication interne et externe

Dans les sociétés axées sur les services on trouve sensiblement les mêmes fonctions, avec des nuances en ce qui concerne ce qui tourne autour de la production, celle-ci étant alors immatérielle.

Achats

Le service Achats est chargé d’identifier les fournisseurs aptes à répondre aux besoins définis par les Bureaux d’études (matières, sous-ensembles non produits par l’entreprise), les services Méthodes ou Production (machines-outils, consommables comme huile, air comprimé ou électricité) ou toute autre dépense d’investissement ou de consommation courante demandée par les autres fonctions (des ordinateurs au papier toilette…).

Bureau d’études

Les Bureaux d’études sont en charge de la conception des produits, qu’il s’agisse de la création intégrale d’un produit innovant ou de l’évolution d’un produit existant. Dans le monde industriel, les bureaux d’études sont en particulier responsables de la création des différents plans et des nomenclatures, listes hiérarchisées des composants du produit, des plus gros sous-ensembles (le moteur ou la carrosserie dans une voiture) aux composants les plus élémentaires (une rondelle ou une vis). Bien souvent une fonction de veille technologique est associée au Bureau d’études, afin de suivre régulièrement les évolutions en cours et prévisibles.

Dans le monde du numérique, on désigne par « Etudes » le service chargé des phases amont du cycle de vie d’un système ou d’un logiciel.

Commercial et Ventes

Le service commercial est chargé de vendre les produits en recueillant les commandes passées directement à l’entreprise ou parvenant par l’intermédiaire du réseau de vente (revendeurs, distributeurs, site de vente sur Internet…). Il gère en outre la relation client, c’est à dire qu’il recueille toutes les informations relatives à la satisfaction du client, à la livraison des commandes ainsi qu’au règlement des factures.

Communication

Le service de la Communication gère :

• La communication interne : il s’agit de porter à la connaissance de tout ou partie des salariés des informations d’origine interne (notes émanant de la hiérarchie) ou externe (revue de presse, par exemple).

• La communication externe : il s’agit de faire connaître l’entreprise et ses produits ou services sous un angle aussi positif que possible ou de gérer d’éventuelle critiques quelle qu’en soit l’origine. Ceci passe par les relations avec la presse sous ses formes traditionnelles ou les plus actuelles, mais aussi par la gestion de l’image de marque au travers des actions de communication publicitaire.

Les technologies numériques (Intranet, réseaux sociaux…) jouent un rôle de plus en plus important dans l’action du service Communication.

Direction Financière

La Direction Financière couvre la gestion des différentes comptabilités et le contrôle de gestion.

On distingue en effet la comptabilité fournisseurs et la comptabilité clients qui gèrent les factures et règlements émis dans les deux sens avec les tiers en relation commerciale avec l’entreprise.

La comptabilité analytique vise, selon des règles complexes aussi objectives que possible, à répartir les différents coûts sur les produits vendus, afin de dégager la notion de prix de revient qui, déduite du prix de vente, donne le résultat (bénéfice ou perte) propre à chacun. Mais il n’est pas simple de répartir par exemple la facture d’électricité ou les frais de fonctionnement de la Direction Générale sur le prix d’une boîte de biscuits ou d’une voiture…

Le contrôle de gestion est, pour simplifier, chargé de vérifier que les recettes et les dépenses de chaque fonction sont conformes aux prévisions effectuées en début d’année lors de l’établissement du budget prévisionnel et de tirer les conclusions nécessaires en fonction des écarts constatés

Le service fiscal est en charge des relations avec le fisc (déclarations, règlements, réponse aux contrôles et gestion des contentieux éventuels).

Gestion des Ressources Humaines (DRH)

La Gestion des Ressources Humaines a, elle aussi, deux dimensions, individuelle et collective.

Sur le plan collectif, il s’agit de prévoir et de suivre en permanence, à partir des informations communiqués par les différentes fonctions, l’adéquation du nombre de salariés au volume d’activité, ainsi que l’adéquation de ceux-ci aux responsabilités qui leur sont confiées, compte tenu des évolutions technologiques ou économiques prévisibles : cette gestion prévisionnelle des effectifs et des compétences débouche sur des plans d’ajustement qualitatifs (formation) ou quantitatifs (embauches, sous-traitance, réductions d’effectifs).

Cette dimension inclut également la politique salariale (masse d’augmentations), la gestion mensuelle et annuelle (déclarations aux organismes fiscaux et sociaux) de la paie et les négociations collectives avec les partenaires sociaux.

Sur le plan individuel, il s’agit d’assister les autres fonctions dans la gestion des individus (recrutements, augmentations de salaire, promotions, mutations…).

Informatique et télécoms

La direction ou le service informatique et télécoms (on parle aussi de DSI, pour Direction des Systèmes d’Information) a, lui aussi, deux rôles :

• Un rôle d’étude et développement visant à satisfaire les besoins exprimés par les utilisateurs en mettant en place des logiciels spécifiquement créés à cet effet ou des progiciels adaptés.
• La mise en place des moyens techniques (ordinateurs, logiciels, réseaux…), leur exploitation quotidienne (administration des réseaux et bases de données) et leur maintien en conditions opérationnelle (maintenance, mise à niveau technique).

Juridique

Le service juridique est chargé de la préparation et de la mise en forme des contrats négociés par les services Commercial ou Achats et de s’assurer de leur conformité aux lois et règlements en vigueur dans les pays où ils ces contrats s’appliqueront. Il gère également les contentieux éventuels, par voie amiable ou judiciaire.

Logistique

Le service logistique s’occupe d’optimiser la « supply chain », c’est à dire la chaine qui va de la réception des commandes passées par le service Achats à la livraison aux clients en passant par l’approvisionnement en temps utile des divers ateliers de production et la gestion des différents stocks (matières premières, stocks intermédiaires de semi-finis, produits finis...).

Marketing

Le service marketing gère deux dimensions : le marketing stratégique et le marketing opérationnel.

• Le marketing stratégique exerce une fonction de veille économique et examine en permanence les marchés, locaux et mondiaux, pour identifier l’émergence de nouvelles tendances économiques ou sociologiques, ou de produits concurrents. Apartir d’études de marché, il dialogue avec le Bureau d’Etudes autour d’idées innovantes permettant d’envisager de nouveaux produits ou autour des besoins de nouvelles catégories de clientèle.
• Le marketing opérationnel utilise toutes les informations issues de la gestion de la relation client pour segmenter la clientèle en vue de campagnes promotionnelles ou publicitaires ciblées.

Méthodes (Service des)

Le service des Méthodes élabore les gammes de fabrication, c’est à dire la description détaillée des opérations à effectuer, successivement ou en parallèle, opérations de fabrication pour passer d’une matière brute (tige d’acier, bloc de plastique…) à une pièce finie ou opérations de montage pour assembler des pièces élémentaires en sous-ensembles, puis en produits finis. Ce service choisit en outre les machines et équipements qui vont permettre de réaliser ces opérations et détermine les quantités de matière et les durées nécessaires pour y parvenir.

Pareilles méthodes sont également utilisées pour conduire les projets ainsi que pour faciliter et homogénéiser la conception et le développement de logiciels ou de progiciels.

Production (ou Fabrication)

Le service de Production ou de Fabrication a pour rôle, comme son nom l’indique, de satisfaire les clients en produisant le contenu de leurs commandes dans les délais convenus et au moindre coût tout en respectant les standards de qualité adoptés. Le problème d’un tel service est généralement de faire face aux aléas (approvisionnements manquants, salariés absents, machines en panne) en mettant en place des solutions alternatives pour limiter retards et surcoûts.

Dans une entreprise, le service de Production informatique est chargé du bon fonctionnement quotidien de l’ensemble des moyens techniques, ordinateurs, périphériques, terminaux, réseaux, logiciels… afin d’en assurer la disponibilité opérationnelle ainsi que les évolutions nécessaires planifiées dans le cadre d’opérations de maintenance. De ce fait on parlera fréquemment de la phase de mise en production d’un système, passage de responsabilité du Bureau d’Etudes vers le service de Production, en confondant cette transition avec l’implantation ou mise en service.

Service Après-Vente

Le Service Après-Vente (SAV) a deux missions essentielles :

• l’installation des produits, lorsque la complexité ou la technicité de celle-ci ne peut être réalisée par le client ;
• la maintenance préventive ou curative, éventuellement dans le cadre d’un contrat d’entretien.

Les observations réalisées en clientèle par les techniciens affectés à ces tâches viennent alimenter les bases de données du service Qualité. L’analyse régulière de ces bases permet de déclencher des actions modificatrices au Bureau d’Etudes (vice de conception) ou Production (vice de fabrication).